Ofis taşınmasını bir iş sürekliliği planı olarak ele alın
Ofis taşırken asıl risk yalnızca masaların geç teslim edilmesi değildir. İnternet bağlantısının hazır olmaması, çalışanların hangi adrese geleceğini bilmemesi, bilgisayar kablolarının karışması ve arşivin bulunamaması da iş akışını durdurabilir. Bu nedenle taşıma takvimi ile işletmenin yeniden çalışmaya başlayacağı takvim ayrı hazırlanmalıdır. Önce müşteriye hizmet veren işleri belirleyin: telefon yanıtı, sipariş kabulü, muhasebe, teknik destek ve sevkiyat aynı anda kapanmak zorunda değildir. Hangi işin nerede, hangi cihazla ve kim tarafından sürdürüleceğini yazın. Nakliyat ekibinin görevleriyle işletmenin bilgi işlem ve yönetim sorumlularının görevleri bu listede birbirinden ayrılmalıdır.
Bir sorumlu ve herkesin görebileceği bir liste belirleyin
Taşınma kararını veren kişi, koli hazırlayan çalışan ve yeni binanın anahtarını teslim alan kişi farklı olabilir. Bütün kararların yalnızca bir mesaj grubunda kalması eksik bilgiye neden olur. Ana taşıma sorumlusunu, yedeğini ve her bölümün teslim yetkilisini belirleyin. Eşya listesinde bölüm, parça adı, adet, çıkış odası ve yeni odası bulunsun. Aynı anda birkaç kişinin listeyi farklı biçimde değiştirmesi yerine tek güncel sürüm üzerinden ilerleyin. Taşıma günü kullanılacak listeyi ayrıca erişilebilir tutun. İnternet kesilirse de adresleri, irtibat kişilerini ve öncelikli cihazları görebilmeniz işin devamını kolaylaştırır.
Yeni ofisiniz hazır olduğunu önce doğrulayın
Yeni ofiste masa için yer bulunması, çalışmaya hazır bir ofis olduğu anlamına gelmez. Elektrik prizleri, internet hizmeti, aydınlatma, güvenlik erişimi ve yangın çıkışları ayrı kontrol edilir. Tadilat sürüyorsa hangi odaların teslim edilebileceğini belirleyin. Yük asansörünün kullanım saatini, servis girişini ve aracın bekleyebileceği alanı bina yönetimiyle planlayın. Eski binada da aynı kontroller gereklidir; iki yönetimin izinleri farklı olabilir. Anahtarı teslim alacak kişinin taşıma ekibinden önce orada bulunması gerekir. Mobilya ölçülerini yeni kapılar ve koridorlarla karşılaştırmadan araç yüklemesini kesinleştirmeyin.
Bilgi işlem hazırlığını nakliyeden ayırın
Bilgisayarların güvenli taşınması ile verilerin güvenli tutulması ayrı sorumluluklardır. İşletmenizin bilgi işlem görevlisi taşıma öncesinde yedeklerin alındığını ve geri yüklemenin çalıştığını kontrol etmelidir. Masaüstü bilgisayar, ekran, adaptör ve bağlantı kablosunu bir takım olarak etiketleyin. Cihazların seri numaralarını özel işletme listenizde tutun; kamuya açık fotoğraflarda ekran, şifre ve müşteri bilgisi görünmesin. Sunucu veya ağ cihazı varsa kapanış ve açılışı yetkin personel yapmalıdır. Nakliyat ekibinin teknik kurulum sorumluluğu otomatik varsayılmaz. Teklifte cihaz paketlemesi, taşıması ve varsa montaj işi açıkça ayrı belirtilmelidir.
Arşivi oda adına göre değil kullanım sırasına göre hazırlayın
Her kutunun üzerine yalnızca muhasebe yazmak yeterli olmayabilir. Aynı bölümde günlük kullanılan belgeler, uzun dönem arşivi ve kişisel evrak bulunabilir. Aktif dosyaları, arşiv kolilerinizi ve imha edilmesi uygun belgeleri ayırın. İmha kararı nakliyat ekibine bırakılmaz; işletmenin yetkili kişisi kendi yükümlülüklerine göre karar verir. Kolilere bölüm adı ve sıra numarası verin. Yeni ofiste raf yerleşimi belirlenmişse koli numarasıyla raf alanını eşleştirin. Gizli evrakı kapalı ve sayımlı kolilerde teslim edin. Teslimde koliyi açmadan önce sayım yapılması, bir dosyanın yanlış bölümde kalmasını önlemeye yardımcı olur.
Tek seferde kapanmak yerine etapları değerlendirin
İşin türüne göre bütün ofisi tek gün kapatmak yerine bölümler halinde taşıma mümkün olabilir. Önce kullanılmayan arşiv veya yedek mobilya, sonra operasyon masaları, en son günlük işlem yapan cihazlar taşınabilir. Bu tercih araç ve iş gücü planını değiştirebilir; iki etap tek iş gibi fiyatlandırılmak zorunda değildir. Etap sayısı, geçici çalışma noktası ve teslim saatleri teklif kapsamına yazılmalıdır. Hafta sonu ya da mesai sonrası taşıma düşünülüyorsa bina erişimi ve teslim sorumlularının da o saatte hazır olmasını sağlayın. Çalışanların ertesi sabah başlayacağı iş için son kurulum kontrolünü ayrıca takvime ekleyin.
Ek hizmetleri tek bir belirsiz başlığa sıkıştırmayın
Paketleme, paketleme malzemesi, montaj-demontaj, mobil asansör, perde veya TV montajı, temizlik ve geçici depolama farklı işlerdir. Hangi masaların söküleceğini, hangi dolapların yeniden kurulacağını ve temizlik yapılacak alanı listede gösterin. Kırılgan cam masa veya ağır ekipman varsa fotoğraf ve ölçü ekleyin. Dış cephe asansörü yalnızca bina yüksekliğiyle belirlenmez; cephe uygunluğu ve kurulum alanı gerekir. Bir hizmetin teklif görüşmesinde konuşulmuş olması kabul edilen bedele dahil olduğu anlamına gelmemelidir. Toplam fiyatın yanında dahil olan işleri ve hariç kalan işleri birlikte görmeniz karşılaştırmayı kolaylaştırır.
Taşıma gününde kontrol noktalarını kullanın
Yükleme başlamadan önce eşya listesi, koli sayısı ve mevcut durum kontrol edilir. Her katta bir çalışan bekletmek yerine çıkış ve teslim tarafında yetkili bir kişi bulundurmak daha düzenli olabilir. Öncelikli cihazların hangi etapta taşınacağını ekiple paylaşın. Son anda yeni bir dolap veya ayrı teslim adresi eklenirse kapsam değişikliğini kayda alın. Teslimde mobilya kurulumu, sayım ve görülen hasarlar tutanakta belirtilmelidir. Taşımalarımız AXA Sigorta emtia nakliyat sigortası güvencesindedir. Sigorta, cihaz yedeklemesi ve işletmenin iş sürekliliği hazırlığının yerine geçmez; eşyanın durumu ile hizmetin kapsamı taşıma öncesinde açıklanır.
Örnek bir taşınma takvimini işletmenize uyarlayın
Örneğin küçük bir danışmanlık ofisinde önce arşiv dolapları ve yedek sandalyeler hazırlanabilir. Randevu kabul eden telefon ve bilgisayar son çalışma saatine kadar eski ofiste kalır. Yeni adreste interneti işletmenin sorumlu personeli kontrol eder; nakliye ekibi mobilyaları planlanan odalara teslim eder. Bu bir gerçek müşteri hikâyesi veya sabit süre vaadi değildir; görevlerin nasıl ayrılabileceğini gösteren planlama örneğidir. Kendi işletmenizde kritik işi, cihaz sayısını ve bina kurallarını esas alın. Etaplı düzen daha pahalı veya daha ucuz olabilir; kararınızı yalnızca bir günlük nakliye ücretine göre değil, operasyon ihtiyacına göre verin.
Teklif talebinizi işe yarayan bilgilerle tamamlayın
Ofis taşıma sayfasından firma adı, masa veya çalışan sayısı, iki adres, katlar, bina izinleri ve tercih ettiğiniz zaman aralığını paylaşabilirsiniz. Fotoğrafları boş veya kişisel bilgileri görünmeyecek ekranlarla çekin. Eşya hacmini oda sayısından bağımsız değerlendirin. İstanbul’un iki yakasında iş planı farklıysa hizmet bölgeleri sayfasından ilgili ilçeyi inceleyin. Kavakpınar, Pendik merkezli Depo Plus geçici saklama için ayrıca değerlendirilebilir. Rezervasyondan önce kapora, tarih değişikliği ve sorumluluk koşullarını okuyun. Talep kaydı tek başına kesin rezervasyon değildir.